Nella mia esperienza, ho potuto verificare come in molte situazioni siano le competenze relazionali (quando ci sono e quando no) a condizionare oltremodo la dinamica di colloquio durante una riunione. Sono spesso piccoli incidenti di percorso che instradano la riunione verso una tangente centrifuga da cui è spesso impossibile rientrare per portare a compimento i reali obiettivi della riunione. Parafrasando un vecchio motto pubblicitario potrei dire: meglio curare o prevenire?

Beh, di sicuro, per “curare”, dunque per recuperare una riunione andata per la tangente, servono competenze veramente elevate, che spesso mancano al tavolo incriminato. Una frase mal detta, un’allusione pungente, una accusa troppo diretta, un giudizio non richiesto o ancora l’assenza di dati oggettivi su cui imperniare i confronti e l’eccessivo peso delle percezioni individuali, spesso non lasciano scampo ai malcapitati che invece erano stati convocati per fare un punto della situazione e dunque riprogrammare gli step successivi di un progetto o di una commessa o di una operazione interna. Quanto può costare un simile disservizio? Si potrebbe prevenire invece di trovare il modo di porvi rimedio? Ecco qui di seguito un semplice strumento, collaudatissimo, che in tante situazioni ha aiutato gruppi di colleghi a gestire più agevolmente una riunione.

Si tratta di uno strumento valido per una migliore “creazione del contesto” e può diventare un documento di impegno (che regola i comportamenti dei membri del gruppo che partecipano alla riunione) una volta che è stato accettato da tutti i componenti del gruppo stesso.
Allego qui di seguito il modulo dal titolo “Regole per lavorare in gruppo”. Come si usa? Semplice! Va stampato e portato in riunione. È sufficiente che prima di ogni riunione si dedichino 10 minuti (dopo averlo fatto le prime volte ne saranno sufficienti 5) alla lettura delle regole ed alla discussione di quale di queste regole debba essere adottata per la specifica riunione.

Attenzione! Una sterile votazione senza un confronto di pochi minuti, sarebbe una condanna certa all’insuccesso. Le regole hanno un senso diverso per ciascuno. Il fatto che un partecipante ne proponga una è (forse inconsapevolmente) l’espressione di un bisogno. Se non si prova a sciogliere il nodo di quel bisogno, quel partecipante vivrà la riunione con tensione e sfiducia; si potrebbe così ingenerare un certo tasso di polemica e conseguentemente innescare una modalità conflittuale di discussione.

Le regole vanno comprese, condivise e scelte; una, al massimo due. Si nomina poi un membro della riunione (il garante) che ha il compito di segnalare le trasgressioni alla regola, richiamando tutti all’ordine, cioè al rispetto di quella regola.
Buon lavoro!

P.S. Alla fine della riunione, puoi utilizzare il modulo di feedback, il secondo allegato e magari inviarlo a me, con le tue considerazioni sull’uso del modulo, in modo da aiutarmi a perfezionare lo strumento. Grazie.